Hồ sơ khiếu nại hàng hải

Một bộ hồ sơ khiếu nại bảo hiểm thường gồm:
- Hợp đồng hay giấy chứng nhận bảo hiểm gốc
- Vận đơn gốc
- Bản sao hoá đơn gốc hoặc các hoá đơn chi phí
- Chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng hàng
- Thư kèm tính toán số tiền khiếu nại
- Giấy yêu cầu bồi thường hàng hoá tổn thất (theo mẫu)

Tuỳ từng trường hợp khiếu nại cụ thể, cần kèm thêm các chứng từ sau:
1. Ðối với hàng hoá hư hỏng hay mất mát:
- Biên bản giám định do người bảo hiểm hoặc đại lý của người bảo hiểm cấp
- Biên bản đổ vỡ do tàu gây ra (COR)
- Biển bản đổ vỡ do cảng gây ra
- Thư từ khiếu nại hoặc bảo lưu quyền khiếu nại liên quan tới trách nhiệm của người thứ ba (nếu có)

2. Ðối với hàng hoá bị thiếu nguyên kiện
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)
- Xác nhận hàng thiếu của đại lý hãng tàu (CSC)
- Kết toán báo lại của cảng (CA)
- Thư khiếu nại hãng tàu (nếu có)

3. Ðối với tổn thất chung
- Văn bản tuyên bố tổn thất chung của chủ tàu
- Bản tính toán phân bổ tổn thất chung của lý toán sư
- Các văn bản có liên quan khác

4. Ðối với hàng hoá bị tổn thất toàn bộ
- Thư thông báo của người chuyên chở cho người nhận hàng về tổn thất toàn bộ
- Xác nhận của người chuyên chở về lô hàng đã được xếp lên tàu.

Hồ sơ khiếu nại phải được gửi trực tiếp cho người bảo hiểm hoặc đại lý của họ trong thời gian sớm nhất nhưng không được chậm quá 9 tháng (nếu khiếu nại tổn thất có liên quan đến trách nhiệm của người thứ ba) kể từ khi hàng được dỡ khỏi tàu biển tại cảng có tên ghi trong hợp đồng bảo hiểm trừ khi có thoả thuận khác.

Trường hợp hàng hoá bị tổn thất, người được bảo hiểm hoặc đại diện của họ cần thực hiện các bước chính sau đây:
1. Ðối với hàng hoá bị tổn thất riêng
- Khi phát hiện hàng hoá bị tổn thất phải thông báo và yêu cầu người bảo hiểm hoặc đại lý của họ giám định ngay bằng cách gửi Giấy yêu cầu giám định (theo mẫu) trong vòng 60 ngày kể từ khi hàng được bốc dỡ khỏi tàu biển tại cảng có ghi tên trên đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.
- Gửi ngay Thư khiếu nại (hoặc Bảo lưu quyền khiếu nại) cho người chuyên chở hoặc chính quyền cảng về tổn thất do họ gây ra.
Ðối với tổn thất chung
- Ký vào các văn bản liên quan đến tổn thất chung theo yêu cầu của chủ tàu.
- Thông báo cho người bảo hiểm để làm thủ tục bảo lãnh hoặc ký quỹ tổn thất chung.
Lưu ý: Ðối với các tổn thất dưới 200 USD, nếu có đầy đủ chứng từ xác nhận tình trạng tổn thất do người chuyên chở hoặc người thứ ba gây ra thì không cần yêu cầu giám định.

2. Ðối với hàng hoá bị tổn thất toàn bộ
- Thông báo ngay cho người bảo hiểm biết mọi tin tức đã thu thập được.
- Cùng với người bảo hiểm tiến hành mọi thủ tục và biện pháp giải quyết có hiệu quả kinh tế nhất.
Ðối với nghi ngờ hàng hoá có tổn thất
- Gửi ngay Thư dự kháng (Letter of Reservation) cho thuyền trưởng trong vòng 3 ngày kể từ khi lô hàng được dỡ khỏi tàu.
- Yêu cầu và tổ chức giám định đối tịch (chủ hàng, bảo hiểm, tàu) ngay trong thời gian nói trên.

Thủ tục bồi thường có thể lỗi công ty sẽ yêu cầu hơi khác nhau một chút, nhưng theo kinh nghiệm thực tế của mình thì bộ hồ sơ khiếu nại bồi thường hàng hóa vận chuyển đường biển bao gồm các giấy tờ sau:
1. Thư khiếu nại, nêu sơ qua về lô hàng, ngày về cảng, tình trạng hàng hóa, nơi lưu giữ, người liên lạc, điện thoại thư điện tử…
(Claim Letter)
2. Vận đơn (bản gốc)(original Bill of Lading)
3. Giấy chứng nhận bảo hiểm (bản gốc) (Original Insurance Certificate)
4. Hóa đơn thương mại (để tính toán giá trị hàng hóa) (Copy of Commercial Invoice)
5. Đóng gói (Packing List)
6. Các giấy tờ liên quan khác nếu có (như biên bản tổn thất, trao giữa các bộ phận, thông báo với hãng tàu vv)

Anh à . Khi đại phó báo với công ty có thể thiếu hàng. Nhưng lỗi của công ty là nghĩ số lượng ít nên không quan tâm lắm. Nhưng khi nhận được khiếu nại của chủ hàng là thiếu tận 100 tấn. Vậy thì giải quyết thế nào được ạ .

Theo tôi nghĩ :
Lúc này công ty của bạn sẽ thông báo sang cho nhà bảo hiểm P&I của bạn tham gia.
Thu thập toàn bộ hồ sơ khiếu nại của chủ hàng để nhà bảo hiểm xem xét.
Thống thường đúng ra là khi quyết toán hàng hóa trên tầu, nếu hàng thiếu nhiều hay thiếu ít thì capt. cũng phải báo về cho chủ tầu, và chủ tầu báo nhà bảo hiểm. Nếu ở nước ngoài nhà bảo hiểm sẽ báo Hội P&I chỉ định giám định địa phương đến giám định. Nếu ở trong nước thì nhà bảo hiểm có thể chỉ định trực tiếp giám định ( nếu đc Hội ủy quyền ) hoặc cũng giống như trên ( cái này áp dụng cho tầu biển tham gia Hội P&I quốc tế nhé ).
Còn đối với đội tầu nội địa, nhà bảo hiểm sẽ chỉ định trực tiếp một công ty giám định độc lập.
Trường hợp như trên của bạn, do báo tổn thất khi hiện trường tổn thất không còn nữa thì tùy thuộc vào chứng từ khiếu nại của bạn cung cấp để nhà bảo hiểm xem xét và bồi thường. Tôi nghĩ thường thì các nhà bảo hiểm vẫn bồi thường phần trách nhiệm của mình ( vì hồ sơ khiếu nại và bằng chứng chứng minh về tổn thất của bên nước ngoài họ làm rất cẩn thận và đầy đủ.
Mình nghĩ là như vậy, nếu có gì chưa đúng mong đc các bạn tư vấn và trao đổi thêm để học hỏi kinh nghiệm.